PPID atau Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi berfungsi sebagai pengelola dan penyampai dokumen yang dimiliki oleh Badan Publik sesuai dengan amanat UU 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dengan keberadaan PPID maka masyarakat yang akan menyampaikan permohonan informasi lebih mudah dan tidak berbelit karena dilayani lewat satu pintu.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik.

Jenis Informasi Publik

• 1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala adalah informasi yang telah dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik untuk diumumkan secara teratur dan rutin tanpa ada permintaan
• 2. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, adalah informasi yang apabila tidak disampaikan dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum yang berhubungan dengan tupoksi Badan Publik tanpa ada permintaan
• 3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat, adalah informasi yang telah dikuasasi dan didokumentasikan oleh Badan Publik serta telah dinyatakan terbuka sebagai informasi yang dapat diakses oleh pengguna informasi bilamana ada permintaan
• 4. Informasi yang dikecualikan, adalah informasi yang dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik yang tidak dapat diakses oleh pemohon informasi berdasarkan alasan-alasan pengecualian

PPID dikelompokkan menjadi 2 yaitu PPID Utama dan PPID Pembantu

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu (PPID UTAMA) mempunyai tugas yaitu:

• 1. Menyusun dan melaksanakan kebijakan informasi dan dokumentasi
• 2. Menyusun laporan pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi
• 3. Mengoordinasikan dan mengonsilidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu
• 4. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan, dan memberi pelayanan informasi dan dokumentasi kepada publik
• 5. Melakukan verifikasi bahan informasi dan dokumentasi publik
• 6. Melakukan uji konsekuensi atas informasi dan dokumentasi yang dikecualikan
• 7. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi
• 8. Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat
• 9. Melakukan Pembinaan, pengawasan, evaluasi dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi yang dilakukan oleh PPID pembantu
• 10. Melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan atau sesuai dengan kebutuhan
• 11. Mengesahkan informasi dan dokumentasi yang layak untuk dipublikasikan
• 12. Menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk mengumpulkan, mengelola, dan memelihara informasi dan dokumentasi
• 13. Membentuk tim fasilitasi dan penanganan sengketa informasi yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri dan Keputusan Kepala Daerah

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu (PPID Pembantu) adalah pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagai PPID pada Satuan Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah.

• 1. Pengklasifikasian informasi yang terdiri dari :
  1. - Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala
  2. - Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta
  3. - Informasi yang wajib tersedia setiap saat
  4. - Informasi yang dikecualikan
• 2. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannnya
• 3. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi yang ada dilingkungannya kepada publik
• 4. Melakukan verifikasi bahan informasi publik yang ada di lingkungannya
• 5. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannya
• 6. Menyediakana informasi dan dokumentasi yang ada di lingkungannya untuk akses oleh masyarakat
• 7. Melakukan inventerisasi informasi yang dikecualikan untuk disampaikan kepada PPID Utama
• 8. Memberikan laporan tentang pengelolaan informasi yang ada di lingkungannya kepada PPID Utama secara berkala